W poprzednim artykule na temat procedur zamówień i sposobów ich realizacji w projektach inwestycyjnych przedstawiliśmy 4 kroki do sukcesu, sprawiające, że dzień kontroli będzie dniem chwały, a nie gwoździem do trumny. Wiesz już więc, że to właśnie element zamawiania towarów i usług w projektach unijnych niesie za sobą wielkie ryzyko. Pamiętaj jednak, że jest to do opanowania, a jeśli chcesz wiedzieć, jak oszczędzić sobie stresu i odnaleźć się w gąszczu regulacji czytaj dalej to, co dla Ciebie przygotowaliśmy.
Zamówienia – oczko w głowie Komisji
Procedury wyboru dostawców są oczkiem w głowie Komisji Europejskiej – dlatego są szczegółowo uregulowane i są bardzo dokładnie kontrolowane.
Udzielanie zamówień w projektach unijnych podlega szczególnym uwarunkowaniom, które na pierwszy rzut wydają się komplikować życie każdemu podmiotowi realizującemu inwestycje. No cóż – trudno się z tym nie zgodzić.
W tym artykule przedstawiamy tematykę zamówień w kontekście projektów inwestycyjnych. Mamy nadzieję, że będzie dobrym pomocnikiem podczas realizacji procedur zamówień. Jeżeli realizujesz procedury tego typu po raz pierwszy, zalecamy współpracę z doświadczoną osobą w tej dziedzinie. Jak zobaczysz dalej nawet z pozoru mały błąd może mieć bardzo poważne konsekwencje.
Porada:
Sprawdź jakie konsekwencje grożą firmie, jeżeli w procedurze zostaną popełnione określone błędy.
Przeprowadzenie procedur zamówień towarów i usług w projektach unijnych niezgodnie z obowiązującymi zasadami może spowodować, że część lub całość wydatku uznana zostanie za niekwalifikowalny, a tym samym nie otrzymamy dofinansowania. Tę kwestię regulują wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków, o których piszemy dalej w tekście.
Narzekając na wymagania spójrzmy także na problem z punktu widzenia idealistycznego, a więc z pozycji nas wszystkich, którzy w rzeczywistości składają się na pieniądze wędrujące poprzez projekty do przedsiębiorstw i instytucji. Są to więc środki finansowe publiczne i każdy z nas chciałby, aby wydawane były one efektywnie i skutecznie przyczyniając się do realizacji celów programów operacyjnych. Dlatego też podlegają one szczególnym uwarunkowaniom prawnym mającym zapewnić efektywność i skuteczność ich wydawania.
Z czego wynikają nowe wymagania?
Jedną z najważniejszych obszarów działalności UE, które stoją na straży efektywności wydawania pieniędzy publicznych przez przedsiębiorstwa i instytucje jest polityka konkurencyjności. Ma ona na celu „zapewnić przedsiębiorstwom sprawiedliwe i równe warunki prowadzenia działalności, a jednocześnie pozostawić przestrzeń dla innowacji, ujednoliconych norm i rozwoju małych firm”. Jak widać z zapisu, niekoniecznie wynika, że wdrożenie polityki konkurencyjności ma być łatwe. Nie wnikając jednakże w większe dywagacje na ten temat, przyjmijmy, że polityka konkurencyjności jest podstawą zarządzania wydawaniem pieniędzy w projektach unijnych.
Regulacje w Polsce – źródła
W Polsce, zasady obowiązujące podczas udzielania zamówień w projektach unijnych zebrane zostały w dokumentach publikowanych przez Ministerstwo Rozwoju RP zaczynające się od słów „Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach …” i dalej następuje nazwa programu operacyjnego i/lub funduszu unijnego. Do tego dochodzą specyficzne uszczegółowienia jak np. w obszarze edukacji.
W przypadku regionalnych programów operacyjnych obowiązującym aktualnie dokumentem jest „Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” z 10.04.2015 r. Dokument na pewno będzie modyfikowany lub uzupełniany o specyficzne szczegóły, ale najistotniejsze jest, która wersja dokumentu jest obowiązująca dla naszego projektu.
Porada:
Obowiązują nas wytyczne kwalifikowalności wydatków aktualne na dzień wszczęcia procedury zamówienia w projekcie.
W niniejszym artykule skoncentrowano się na zamówieniach w projektach realizowanych z regionalnych programach operacyjnych finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, czyli, praktycznie rzecz biorąc, projektów inwestycyjnych.
Budżet projektu – dlaczego jest taki ważny?
Nasz wniosek o dofinansowanie musi zawierać budżet, który został oszacowany na podstawie wstępnego przeglądu rynku.
Oszacowanie wartości zamówień bezpośrednio daje nam odpowiedź, jaką zastosować procedurę udzielenia zamówień, gdyż jest ona bezpośrednio związana z wartością zamówienia i rodzajem kupowanych rzeczy i usług.
Ważne, aby przegląd rynku i oszacowanie wykonano na podstawie obiektywnych przesłanek – kryteriów.
Szacowanie wartości poszczególnych pozycji budżetowych jednakże NIE MOŻE BYĆ TOŻSAME Z PROCEDURĄ UDZIELENIA ZAMÓWIENIA, bo wówczas oznaczałoby to, że podjęto już pierwsze zobowiązania w projekcie, a to jest zabronione.
Na jakość budżetu składają się uzasadnienie kryteriów zakupu w zakresie:
• funkcjonalności – w jakim celu realizowany jest zakup,
• technicznym – co kupujemy,
• ekonomicznym – za ile kupujemy.
Treść i jakość uzasadnienia powyższych elementów wpływa na ocenę zasadności i wartości wydatków. Definiuje także główne założenia do przyszłej procedury zamówień.
Warto w tym miejscu przypomnieć, że jakość budżetu często jest punktowanym elementem projektów (w RPO woj. dolnośląskiego liczba przyznanych punktów może być nawet ujemna).
Porada
Wstępny przegląd ofert przed złożeniem wniosku nie zastępuje procedury wyboru. Jest tylko wstępnym szacunkiem kosztów.
Jak oszacować wartość zamówienia?
Oszacowanie zamówienia na potrzeby wniosku można dokonać w sposób następująco:
a) w przypadku zamówienia na roboty budowlane, oszacowanie dokonuje się na podstawie kosztorysu inwestorskiego lub planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym;
b) w przypadku zamówienia na dostawy lub usługi należy opierać się na aktualnych cenach rynkowych, co oznacza konieczność przeprowadzenia rozeznania rynku wśród co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia.
Rozeznanie rynku to w rzeczywistości wybór, na podstawie ustalonych kryteriów, najlepszej oferty wśród możliwych do uzyskania.
Są dwa pytania, które mogą pojawić się w tym momencie:
1. W jaki sposób uzyskuje się oferty będące wiarygodną dla oceniających podstawą do oszacowania danej pozycji budżetowej w projekcie?
2. Jakie kryteria zastosować, aby oszacowanie było rzetelne, obiektywne i zgodne z polityką konkurencyjności ?
Powiedzmy sobie więc, że zrealizowanie projektu jest sukcesem w zawieszeniu do chwili zakończenia kontroli z pozytywnym wynikiem.
Porada:
Oszacowanie pozycji budżetowych we wniosku o dofinansowanie jest podstawową czynnością mającą wpływ na sukces w procedurze konkursowej i, w konsekwencji, przyszłej realizacji projektu. Błąd popełniony na etapie wnioskowania może spowodować duże zamieszanie podczas realizacji projektu.
Oszacowanie wartości pozycji budżetowych we wniosku
Spróbujmy odpowiedzieć na dwa postawione wcześniej pytania.
Ad 1. Metody szacowania ofert uzależnione są od wartości zamówienia.
W praktyce oferty uzyskuje się na dwa sposoby:
1. Towary i usługi o wartości do 20 tysięcy złotych włącznie.
a) przy dostawach towarów wystarczy wydruk ze stron internetowych potencjalnych dostawców zawierający określenie parametrów, cenę i datę wydruku;
b) przy dostawie usług mało realne byłoby uzyskanie wydruków ze stron internetowych; warto postarać się o oferty.
Oferty powinny pochodzić od minimum trzech potencjalnych dostawców towarów i/lub usług.
Ad 2. Towary i usługi o wartości powyżej 20 tysięcy złotych.
Należy uzyskać minimum trzy oferty od potencjalnych dostawców.
Zasady oszacowania
Określenie wartości pojedynczego zamówienia wydaje się oczywiste, należy jednakże pamiętać należy o następujących zasadach:
– podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku VAT;
– jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, ustalenia wartości dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie (warunek ten obowiązuje również przy realizacji projektu, czyli wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia);
– jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie (warunek ten obowiązuje również przy realizacji projektu, czyli wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia);
– jeśli nie istnieje na rynku trzech potencjalnych dostawców, to ten fakt również należy udowodnić (zadanie z kategorii mało realnych, ale takie przypadki są możliwe);
– przy określaniu przedmiotu zamówienia stosujemy zasadę największej kompletności dostawy (maszynę zamawiamy z dostawą, montażem i uruchomieniem- w granicach rozsądku oczywiście, wynagrodzenia kierownika projektu ze wszystkim dodatkami pozapłacowymi itd.);
– nie można dzielić zamówień o podobnej specyfice (kryteria to: podobieństwo przedmiotowe i funkcjonalne zamówienia, tożsamość czasowa zamówienia, możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę), ponieważ można narazić się na zarzut nieefektywności (teoretycznie większe zakupy to niższa cena łączna, wyższa cena zamówienia może oznaczać konieczność zastosowania innej procedury udzielenia zamówienia w trackie realizacji projektu);
– kod CPV (CPV to wspólny słownik zamówień zawierający skatalogowany zbiór klasyfikacji obejmującej produkty, usługi i roboty budowlane używane do opisania przedmiotu zamówienia) nie przesądza o tym, czy mamy do czynienia z jednym czy wieloma zamówieniami.
Zaczyna być ciekawie. No to jeszcze dwie zasady:
– jeśli mamy do czynienia z np. dwiema usługami lub dostawami, które mogą być wykonane przez jednego wykonawcę, wówczas oszacowanie zamówienia należy oszacować łącznie;
– z potencjalnych dostawców wyłączone muszą być podmioty, które powiązane są z zamawiającym (powiązania kapitałowe, osobowe). To nie jest żart. Powiązania osobowe to: małżeństwo, pokrewieństwo/powinowactwo do drugiego stopnia w linii prostej lub bocznej, przysposobienia, opieki lub kurateli.
Czy po przeczytaniu powyższego, ktoś jeszcze chce realizować projekt unijny? Niech nas to nie zniechęca.
Porada:
Oszacowanie pozycji budżetowych dokonane musi być z dołożeniem należytej staranności w takim stopniu, w jakim jest to możliwe. W praktyce oznacza to jak najlepszą jakość dokumentacji projektowej, która powinna przechowywana być do końca okresu trwałości projektu.
Kryteria wyboru istotne przy oszacowaniu
Ad 2. Jakie wybrać kryteria do oszacowania wartości zamówienia.
Udało nam się otrzymać wymagane trzy oferty. Powstaje pytanie, jaką wybrać cenę do budżetu wniosku?
Najprościej wybrać cenę najniższą. Ale czy rzeczywiście ta najniższa cena będzie dobrym wyborem? W większości przypadków pewno tak będzie. Ale czy rzeczywiście zapewni to NAM, a nie instytucjom zarządzającym najlepszy efekt projektu? Niestety, nie sposób podać uniwersalnego rozwiązania. Każdy przypadek dostawy czy usługi powinien być rozpatrywany indywidualnie.
Rozważmy przypadek towaru/usługi, której cena niekoniecznie musi maleć. Niech będzie to maszyna, w której cykliczne modyfikacje stanowią naturalną linię rozwojową mającą na celu zwiększenie wydajności. W takim przypadku może lepiej będzie przyjąć cenę najwyższą jako najbezpieczniejszą, mając na względzie fakt, że zamówienie będzie realizowane za np. rok.
Inny przykład: rozrzut cen maszyn spełniających nasze wymagania jest duży (pojęcie względne, powiedzmy- większe niż 10%), ofert jest sporo na rynku. Może zatem wybrać średnią arytmetyczną?
Każdy sposób wyboru jest dobry, o ile zostanie uzasadniony. Nie zawsze najniższa cena jest najlepszym kryterium a precyzyjne opisanie przedmiotu zamówienia (gwarancja, czas reakcji serwisu, warunki dostawy, uruchomienie itp.) mają wpływ na cenę towaru i/lub usługi.
Porada:
Stosujemy kryteria które są adekwatne do specyfiki naszego przedsięwzięcia. Nie zawsze cena najniższa jest poprawnym i/lub jedynym kryterium.
Oszacowanie a udzielenie zamówienie
Dlaczego tak dużo uwago poświęciliśmy problemowi oszacowania wartości zamówień? Otóż, poprawne wykonanie tego zadanie spowoduje:
1. Uzyskanie maksymalnej ilości punktów w trakcie oceny wniosku o dofinansowanie (jeśli budżet jest punktowany w trakcie oceny wniosku).
2. Ustalenie, jaką procedurę udzielenia zamówienia w projekcie będziemy stosować na etapie realizacji inwestycji po podpisaniu umowy o dofinansowanie.
Oszacowanie wartości zamówień bezpośrednio daje nam odpowiedź, jaką zastosować procedurę udzielenia zamówień, gdyż jest ona bezpośrednio związana z wartością zamówienia. O tym mowa będzie w ostatniej części artykułu.
Na koniec konieczne jest uświadomienie sobie faktu, że od czasu złożenia wniosku o dofinansowanie do czasu realizacji zamówienia może upłynąć sporo czasu. Jeśli zamówienia udzielane będzie dużo później niż dokonane oszacowanie, wówczas przed rozpoczęciem procedury zamówień należy sprawdzić, czy nasze oszacowanie nadal jest prawdziwe ze względu na możliwe zmiany na rynku. Jeśli nie, oszacowania należy dokonać ponownie. Można skorzystać z reguły podanej wcześniej:
Porada:
– jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, to oszacowanie dokonane wcześniej ważne jest przez 3 miesiące;
– jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, to oszacowanie dokonane wcześniej ważne jest przez 6 miesięcy.Utrzymanie wartości oszacowania powinno być przeanalizowane i udokumentowane.
Linki:
1. Wytyczne kwalifikowalności wydatków w projektach unijnych tutaj
