Sukces zespołowy
Jak zamawiać towary i usługi w projektach unijnych, tak…
… aby dzień kontroli projektu był pięknym dniem :-) Jest to “moment prawdy” o projekcie. Czy będzie to dzień świętowania, czy dzień stresu i dalszej walki? Zależy od… tak, głównie od procedur zamówień i sposobu realizacji zakupów. Wszystkie inne elementy projektu rodzą mniejsze ryzyko, a skutki błędów są zazwyczaj mniejsze i łatwiejsze do opanowania.
Najwięcej błędów w projektach dotacyjnych dotyczy zamówień
Raport najwyższych instytucji kontrolnych z krajów UE mówi „Najwięcej błędów związanych z wykorzystaniem środków z funduszy strukturalnych dotyczy zamówień publicznych. To właśnie te błędy są najczęstszą przyczyną trudności i opóźnień przy wdrażaniu projektów. Co więcej, stwierdzone przypadki łamania unijnych zasad mogą skutkować korektami finansowymi na poziomie nawet 100 procent wartości umowy.”. Podsumowanie z raportu znajduje się na stronach NIK.
W tym artykule wyjaśniamy, które momenty projektu są kluczowe i decydują o ostatecznym wyniku kontroli końcowej projektu.
Projekt to bieg długodystansowy
Zacznijmy jednak od początku. Realizacja projektu finansowanego z dotacji to bieg długodystansowy. Z pewnością znacie przypadki sportowców, którzy mocno wystartowali, ale szybko stracili siły i ledwo się dokulali do mety? Może znacie też takich, którzy opadli z sił i wycofali się w trakcie. Bywają też tacy, którzy dotarli do mety w dobrym czasie, ale w złym zdrowiu i musieli korzystać pomocy ratownika. Analogie sportowe są nadzwyczaj dobre w przypadku projektów UE.
Jak zatem zrealizować projekt, żeby po przebiegnięciu mety nie zobaczyć słowa “dyskwalifikacja” na tablicy wyników lub nie dostać zapaści?
Trzeba opracować indywidualną taktykę i ją konsekwentnie realizować na każdym z etapów projektu – przygotowania wniosku, zawarcia umowy i startu projektu, realizacji działań i zakupów oraz rozliczeniu i kontroli. Zaliczenie każdego z etapów do sukces. Szampana powinniśmy jednak otwierać dopiero po kontroli końcowej.
Odniesiemy się do wszystkich etapów ponieważ w każdym z nich podejmujemy decyzje wpływające na procedury zamówień i rozliczenie projektu. Systematycznie więc pracujemy na ostateczny sukces (lub pogrzeb) projektu.
Napisz i złóż wniosek – sukces nr 1
Złożenie dobrego wniosku do pierwszy sukces, choć krąży opinia, że napisanie wniosku nie jest problemem. Trudniej jest go prawidłowo rozliczyć. W pewnym sensie jest to prawdziwe stwierdzenie, ale żeby doszło do rozliczenia to najpierw ten wniosek trzeba sporządzić i w dodatku jeszcze tak, aby uzyskał akceptację i doszło do podpisaniu umowy.
Poziom trudności rozliczenia zależy jednak od tego co we wniosku wpisaliśmy – w zakresie terminów realizacji, parametrów urządzeń, specyfikacji prac do wykonania oraz kwot. Dlatego jest to etap istotny, ponieważ już teraz musimy myśleć o przyszłych procedurach. Źle przygotowany budżet lub dobrane parametry sprzętu lub usług mogą tworzyć problemy na etapie realizacji.
Porada:
Projektując budżet i harmonogram myśl o procedurach zamówień – uwzględnienie wymagań ułatwi późniejszą pracę.
Podpisz umowę – sukces nr 2
Akceptacja wniosku to sukces, nie ma co tego ukrywać. Należy jednak pamiętać, że akceptacja wniosku nie zawsze prowadzi do podpisania umowy o dofinansowanie. Zdarza się, że w okresie od złożenia projektu do jego rozpatrzenia pojawiają się okoliczności powodujące rezygnację z podpisania umowy, związane z sytuacją wnioskodawcy na różnych poziomach, np. finansowych, konkurencji, przypadków losowych. Czy podpisanie umowy jest sukcesem? Na pewno tak, mając taki „kwit” w ręku, jesteśmy już na początku drogi do osiągnięcia zamierzonych celów i otrzymania pieniędzy z współfinansowania projektu z funduszy unijnych. Zdarza się, że na tym etapie możemy wprowadzić korekty do harmonogramu realizacji projektu – sprawa ważna ze względu na czas niezbędny do realizacji procedury wyboru wykonawców.
Porada:
Ocena projektów trwa długo co może zachwiać harmonogramem realizacji. Na tym etapie warto zrobić przegląd i zaktualizować terminy realizacji jeżeli jest taka możliwość formalna.
Zrealizuj projekt – sukces nr 3
Realizacja projektu to szereg zadań, które muszą być wykonane zgodnie z projektem i podpisaną umową o dofinansowanie. Faktyczne wykonanie projektu to duży sukces – przeprowadzić wszystkie działania, skoordynować różne zespoły oraz właściwie reagować na zmiany to zazwyczaj wymagające i trudne zadanie. To właśnie zmiany w trakcie realizacji są źródłem ryzyka dla projektu. Np. zmiana parametrów urządzenia, zmiana technologii, zmiana terminów czy warunków umowy z dostawcą to na pierwszy rzut oka małe, nic nie znaczące zmiany. Jednak mają one dużą wagę z punktu widzenia procedur i wyników kontroli.
Powiedzmy sobie więc, że zrealizowanie projektu jest sukcesem w zawieszeniu do chwili zakończenia kontroli z pozytywnym wynikiem.
Porada:
Sytuacja w projekcie jest dynamiczna. Zmiany w projekcie należy zgłosić i szybko aneksować umowę, aby uzyskać akceptację Instytucji. Bez tego kontrola wypadnie negatywnie, czyli cała lub część dotacji zostanie stracona.
Rozlicz projekt i przejdź kontrolę – sukces nr 4 lub pogrzeb
Rozliczenie projektu to przede wszystkim poprawna dokumentacja weryfikowana na etapie kontroli końcowej projektu. Kontrola sprawdza całość realizacji projektu, a jednym z głównych punktów jest poprawność ponoszenia wydatków.
Kontrola obejmuje m.in. następujące zagadnienia w zakresie zamówień:
- czy dobrano właściwą procedurę,
- czy procedurę wykonano prawidłowo,
- czy zebrane oferty są ważne i były złożone w terminie,
- czy zakupy zrealizowano zgodnie z zapisami wniosku w zakresie specyfikacji urządzeń lub usług,
- czy zakupy zrealizowano w terminie.
Pozytywny wynik kontroli powoduje, że osiągnęliśmy najważniejszy sukces, a cały projekt zakończył się powodzeniem.
Porada:
Poddaj projekt kontroli osobie spoza projektu – świeże spojrzenie pozwoli wyłapać wszystkie słabe punkty przed ostatecznym sprawdzianem.
Jak działać żeby wygrać?
Nikomu nie życzymy pogrzebu projektu, a tak trzeba określić negatywne wyniki kontroli końcowej. Można tego uniknąć dzięki systematyce pracy i znajomości zasad realizacji procedur i precyzyjnemu przygotowaniu dokumentów. Pierwszym krokiem jest uzmysłowienie sobie jak duże ryzyko wiąże się z naruszeniem przepisów i dobór zespołu realizacyjnego. Kolejne kroki to realizacja procedur – przewodnik z poradami dotyczącymi konkretnych decyzji opublikujemy w części 2 artykułu (już niedługo).
Porada:
Zbuduj zespół, który dobierze właściwe procedury i będzie systematycznie działał wg planu.
