Czas niezbędny na działania związane ze skutecznym pozyskaniem dotacji unijnej różni się w zależności od projektu.

• Projekty inwestycyjne w ramach RPO, których przedmiotem jest zakup niewielkiej liczby urządzeń lub wartości niematerialnych i prawnych można przygotować w 1 miesiąc. Jest to możliwe, jeżeli klient ze swojej strony zapewni wszystkie niezbędne informacje i dokumenty.
• Projekty dotyczące dofinansowania usług jednostek naukowych czy uzyskania patentu wymagają ok. 1 miesiąca pracy.
• Projekt inwestycyjny lub badawczo-rozwojowy wymaga już więcej czasu, bo zwykle 2 miesiące. Dokonujemy wtedy oceny projektu i niezbędnych przygotowań w zakresie finansowania, rozpoznania rynku, weryfikacji spełnienia wszystkich kryteriów oraz opracowania niezbędnych załączników.

To są oczywiście orientacyjne okresy, gdyż w wielu przypadkach pojawiają się dodatkowe kwestie, które są wymagalne bądź dodatkowo punktowane, jak choćby pozwolenie na budowę. Istotny jest również stopień dojrzałości samego biznesu.

W każdym projekcie konieczne jest udowodnienie, że firma posiada środki niezbędne do sfinansowania wydatków w projekcie. Bardzo często najlepszym dokumentem poświadczającym zdolność finansową jest promesa kredytowa. Czas pozyskania takiej promesy jest różny w zależności od banku, ale najlepiej rozpocząć starania 2 miesiące przed złożeniem wniosku.

Ilość czasu jaki musi poświęcić firma na przygotowanie się do aplikowania zależy od stopnia dojrzałości projektu (co już wiemy o inwestycji), jego zakresu rzeczowego i  rodzaju programu dotacyjnego. Nie jest możliwe precyzyjne określenie zaangażowania klienta w pracę bez wskazania konkretnego programu, oceny inwestycji i programu przygotowawczego.

W typowej sytuacji dla projektu inwestycyjnego z RPO wystarczy kilka dni zaangażowania jednej osoby. Są też projekty (szczególnie Badania i Rozwój) wymagające kilku tygodni wspólnej pracy. W każdym razie ocena własnego zaangażowania w projekt i jego opłacalności następuje przed decyzją o aplikowaniu.

Obiektywna ocena to podstawa naszej pracy. Około 40% naszych potencjalnych klientów odradzamy finansowanie inwestycji ze środków dotacji. Klient uzyskuje precyzyjne uzasadnienie rekomendacji, ale najczęściej przyczyną są po prostu niskie szanse uzyskania odpowiednio wysokiej punktacji.

Prowadzimy klienta „za rękę” przez cały proces. Na samym początku przygotowujemy listę programów dotacyjnych optymalnych dla finansowania danego projektu – jest to pigułka niezbędnej wiedzy. W drugim kroku klient otrzymuje Program Przygotowawczy, który zawiera listę spraw i terminy ich załatwienia. Następnie egzekwujemy ich realizację, gdyż od tego zależy sukcesu projektu.

Na etapie realizacji projektu dzielimy się z klientem zadaniami i ustalamy zasady współpracy. Po uzyskaniu dofinansowania przygotowujemy kompletny zestaw wymagań, dokumentów i wytycznych, jakie należy spełnić, realizując projekt dofinansowany. Dodatkiem od nas jest szkolenie personelu odpowiedzialnego za poszczególne zadania w ramach realizacji projektu oraz uproszczone listy spraw do załatwienia.

Dokładny zakres uzgadniamy wspólnie z klientem. Może obejmować wsparcie w zakresie realizacji zamówień, konsultacje prawne związane z umowami z dostawcami, prowadzenie dokumentacji finansowej i rozliczeniowej oraz sporządzanie wniosków o płatność czy asystę przy kontroli.

Każdy program ma inne wymagania. Są takie, w których może startować każda firma, a w niektórych dodane są ograniczenia np. dla małych firm działających do 2 lat.

Podczas „Dotacyjnego rekonesansu” dobieramy programy, do których klient może aplikować.

Oczywiście, również w formie umowy o zachowaniu poufności. To podstawa pracy profesjonalnej firmy doradczej, dla której zaufanie klienta to najważniejsza sprawa.