Sukces zespołowy
Jak uniknąć odrzucenia wniosku na ocenie formalnej?
Czyli jak odnaleźć i zneutralizować pułapki na drodze do dotacji unijnej. Poradnik sapera.
Dowiesz się:
1.Które błędy prowadzą do odrzucenia wniosku na etapie oceny formalnej?
2.Dlaczego ocena statusu MŚP jest taka ważna?
3.Oprogramowanie dedykowane na cenzurowanym w projektach inwestycyjnych na Dolnym Śląsku.
4.Kiedy warto zrezygnować z pisania i składania projektu?
Rzeźnia na ocenie formalnej
W tej chwili trwa ocena kolejnych projektów w ramach nowych funduszy 2014-2020. Wiemy już, że wszystkie nasze projekty przeszły pozytywnie ocenę formalną w ramach RPO Województwa Dolnośląskiego.
Jednak wyniki oceny formalnej konkursu 1.5.1.A „Rozwój produktów i usług w MŚP” dają dużo do myślenia – odpadły 84 projekty z 393, czyli ponad 20% projektów. To bardzo dużo. Liczba jest tym bardziej zatrważająca, że każdy projekt miał szansę na dokonanie poprawek, a DIP (Dolnośląska Instytucja Pośrednicząca) szczegółowo wskazuje popełnione błędy.
Skąd zatem taki pogrom? Zanim przejdziemy do konkretów kilka słów wprowadzenia do etapów oceny projektów i poziomów ryzyka z nimi związanego.
Gdzie czają się pułapki?
Realizacja projektu unijnego obejmuje wiele etapów. Błędy na każdym z nich mogą skutkować brakiem wypłaty lub zwrotem dotacji. W trakcie projektu można wyróżnić kilka etapów, które stwarzają szczególnie wysokie ryzyko.
Etapami, które musimy zrealizować bezbłędnie, aby móc cieszyć się pozytywnym efektem końcowym są:
1. Ocena techniczna wniosku – etap do tej pory niespotykany, jednakże dzięki niemu mamy szansę na uzupełnienie załączników i korektę oczywistych błędów we wniosku o dofinansowanie. Etap w miarę łatwy, ale pamiętajmy, że kolejnego etapu nie będzie, jeśli ocena techniczna nie zakończy się pozytywnie.
2. Ocena formalna wniosku – bardzo ważne. Jest jedna szansa na poprawkę błędów.
3. Wybór wykonawców i zamówienia – super hiper ważne. Błędy nie są wybaczane, a dotacja do zwrotu z odsetkami. Dowiedz się więcej->
Inne obszary projektu po przyjęciu wniosku do dofinansowania zazwyczaj są łatwiejsze w realizacji, szczególnie, jeżeli projekt jest spójny i logiczny, a wykonawca prawidłowo wybrany.
Są to:
1. Realizacja płatności.
2. Promocja projektu.
3. Realizacja wskaźników.
4. Kontrola.
Ocena techniczna, ocena formalna i procedury wyboru wykonawców to miejsca gdzie musimy spodziewać się pułapek. Teraz popatrzmy jakie to pułapki musi brać pod uwagę dobry przewodnik – doradca projektów unijnych.
Ocena formalna wniosku – niedoceniane przygotowanie wstępne
Są dwie możliwe sytuacje (pułapki), w których wniosek zostanie odrzucony na etapie oceny formalnej:
- popełnione przez wnioskodawców błędy formalne nie mogły być poprawione np. nie da się zmienić stanu faktycznego (np. statusu MŚP, siedziby, lokalizacji projektu, cech innowacyjności technologii ) – takie projekty w ogóle nie powinny być składane. Wykonawca wniosku powinien był to sprawdzić na początku i zalecić zmiany lub rezygnację z projektu.
- poprawki wniosku były niewystarczające lub zbyt szerokie. Tutaj to może być to przeoczenie jakiegoś błędu lub wniesienie poprawek „ponadprogramowych”, których nie wolno robić bez odpowiedniego uzasadnienia i poinformowania DIP o tym fakcie.
Sukces na tym etapie zależy w dużej mierze od autora wniosku. To on musi ocenić sytuację i tak sporządzić wniosek, aby ocena formalna była pozytywna.
W naszej praktyce dobre efekty przynosi weryfikacji wymogów formalnych przed rozpoczęciem prac nad projektem. Szczegółowo sprawdzamy czy firma i projekt spełniają wszystkie kryteria oceny formalnej. To bardzo ważny etap, ponieważ dalsza praca ma sens tylko wtedy, gdy wszystkie wymagania formalne są spełnione. Jeżeli są sprawy problematyczne to rozwiązujemy je teraz, ponieważ później poprawki będą trudne lub niemożliwe do wprowadzenia.
Błędy popełnione na tym etapie skutkują odrzuceniem wniosku na ocenie formalnej. Wtedy wniosek nie trafi nawet na ocenę merytoryczną i nie ma cienia szans na sukces.
7 grzechów głównych
Poniżej prezentujemy 7 najczęściej popełnianych błędów, które powodują, że projekt w ramach RPO WD 1.5.1 nie przechodzi oceny formalnej
1.
Nieprawidłowa ocena statusu MŚP – firmy, które są powiązane kapitałowo i/lub osobowo z innymi firmami często robią błędy na tym etapie. Wynika to najczęściej z trudności w poprawnej identyfikacji powiazań i bagatelizowanie ich znaczenia. A powiazania są oczkiem w głowie Instytucji rozdysponowujących środki unijne i są bardzo dokładnie prześwietlane. Istniejące narzędzia informatyczne skutecznie wykrywają powiązania- firma, która „myśli”, że kwalifikuje się do MSP, poprzez np. działalność gospodarczą prokurenta sp. z o.o. może ten status stracić. Od statusu MSP zależy możliwość aplikowania do danego konkursu oraz poziom dotacji . Wszelkie niejasności w tym zakresie i błędy skutkują odrzuceniem wniosku z poniższych powodów:
- Nieprawidłowy poziom dofinansowania – źle dobrany poziom dofinansowania wynika często z nieprawidłowej oceny statusu MŚP, a nie można poprawić błędów w tym zakresie.
- Wnioskodawca się nie kwalifikuje – przykładem jest sytuacja gdy średnia lub mała firma złoży wniosek do konkursu dla mikroprzedsiębiorców. Wtedy nie da się takiego błędu poprawić i wniosek odpadnie. Podobnie w przypadku firmy dużej, jeżeli konkurs jest dla MŚP.
2. Kwalifikowalność wydatków – Oprogramowanie na cenzurowanym. Wydatki kwalifikowane to wydatki, do których można otrzymać dofinansowanie. W każdym konkursie zdefiniowana jest lista takich wydatków. Jeżeli wniosek zawiera wydatki, które na takiej liście się nie znajdują to zostanie on odrzucony.
Przykładem wydatków niekwalifikowanych w konkursie 1.5.1.A „Rozwój produktów i usług MŚP” są wydatki na oprogramowanie dedykowane. Zdefiniowanie, które oprogramowanie jest dedykowane a które nie, stanowiło dość poważny problem dla wielu Wnioskodawców. Ostatecznie uzyskaliśmy precyzyjne wyjaśnienia od Instytucji Pośredniczącej. Sądząc jednak po tytułach odrzuconych projektów, wielu Wnioskodawców nie poradziło sobie z właściwym przypisaniem kosztów związanych z zakupem i wdrożeniem oprogramowania. Ujęcie w budżecie kwalifikowanym wydatków na konfigurację systemów, dostosowanie środowiska do wymagań Wnioskodawcy, czy oprogramowanie wybranych modułów „na miarę” należało ująć jako niekwalifikowane. Prawdopodobnie była to przyczyna odrzucenia kilku projektów o tematyce informatycznej.
3. Przekroczenie limitów wydatków – niektóre rodzaje wydatków są limitowane, np. wydatki na zarządzanie projektem mogą mieć wartość do 1 % wartości wydatków kwalifikowanych (projekty do 500 tys. w ramach działania 1.5.1.A). Przekroczenie wyznaczonych limitów i brak korekty powoduje odrzucenie projektu.
4. Nieprawidłowy typ projektu – to błąd, którego nie można poprawić. Jeżeli konkurs dotyczy inwestycji, a wniosek dotyczy np. budowy laboratorium lub realizacji prac B+R to zostanie on odrzucony.
5. Brak poprawek lub zbyt szeroki zakres poprawek wniosku– instytucje dotacyjne dokonując oceny formalnej punktują wszystkie błędy. Trzeba je sumiennie skorygować i nie przesadzić w drugą stronę tzn. nie można bez dobrego uzasadnienia skorygować błędów, których nie wskazano w piśmie z instytucji.
6. Poprawki kluczowych elementów projektu są także takie informacje we wniosku, których zmienić nie można; są to np. wartości projektu, zakres rzeczowego, cel projektu itp. Jeżeli dokona się takich zmian bez wyraźnego wezwania to projekt automatycznie zostaje odrzucony.
7. Nieprawidłowy formularz wniosku – wydawałoby się, że to niemożliwe, ale jednak bywają takie sytuacje. Szczególnie wtedy, gdy nie korzysta się z generatora na stronie www tylko korzysta się z zewnętrznej aplikacji. W takich sytuacjach często zdarza się, że instytucje zmieniają formularze i publikują informacje na stronach. Jeżeli autor wniosku to przeoczy, wówczas nasz projekt zakończy się na tym etapie.
Jak unikamy błędów w zakresie oceny formalnej?
Błędów na ocenie formalnej można uniknąć. Guarana Biznes może się poszczycić 100% skuteczności w tym zakresie – wszystkie nasze wnioski w omawianym konkursie mają pozytywną ocenę formalną. To generalnie powinien być standard, ale jak widać po wynikach oceny formalnej konkursu RPO Województwa Dolnośląskiego 1.5.1.A tego etapu nie można bagatelizować (dla przypomnienia 84 wnioski odpadły na ocenie formalnej)
W dużej mierze zależy to od firmy przygotowującej wniosek. To konsultanci Wykonawcy muszą poprowadzić firmę za rękę i eliminować wszystkie ryzyka.
Jak to zrobić? Trzy kroki, które powinien wykonać rzetelny autor wniosku:
Po pierwsze przed rozpoczęciem prac nad projektem trzeba dobrze przeanalizować projekt i firmę. Jeżeli nie da się spełnić wszystkich wymagań to trzeba przerwać pracę i szukać innych możliwości finansowania (być może inne konkursy lub programy dotacyjne). W takim przypadku wykonujemy „Dotacyjny rekonesans” i proponujemy klientowi inne rozwiązania.
Często jednak trzeba wyjaśnić kilka wątpliwości, wyprostować problemy (np. natury formalno-prawnej) i dopiero wtedy przystąpić do dalszego tworzenia projektu.
Po drugie po otrzymaniu uwag formalnych trzeba, działając pod presją czasu, szybko ustalić zakres modyfikacji i pracując z Klientem uzupełnić go o niezbędne dane. Jeżeli zadanie zostanie zostawione na ostatnią chwilę to podczas nanoszenia poprawek łatwo popełnić błąd.
Po trzecie pracować na dwie pary oczu. Poprawiony wniosek zawsze musi obejrzeć drugi konsultant, ponieważ swoich błędów się nie widzi i łatwo coś przeoczyć. Doświadczone zespoły działają w taki sposób.
Co zrobić, gdy wniosek odpadł na etapie oceny formalnej?
Jeszcze nie wszystko stracone. Mamy trzy możliwości.
1. Możemy złożyć odwołanie i spróbować uratować sytuację. Nie zawsze jest to możliwe, ale warto spróbować. Kluczowa jest: znajomość regulaminu konkursu, kryteriów oceny, wniosku i analiza powodów odrzucenia wniosku. Szczegółowe uzasadnienie powodów odrzucenia wniosku Wnioskodawca otrzymuje w formie pisemnej od Instytucji realizującej konkurs.
2. Jeżeli waga błędów jest ciężka to pozostaje spróbować jeszcze raz w kolejnym konkursie, ale tym razem po dokładnym przygotowaniu i weryfikacji projektu.
3. Ostatni wariant to rezygnacja z dofinansowania – czasem trzeba odpuścić, jeżeli projekt lub firma ewidentnie nie wpisuje się w program dotacyjny, co powinno wyniknąć na etapie przygotowań do projektu.Pamiętajmy, że przerwanie projektu jest również cenną umiejętnością (w pełni akceptowalną z punktu widzenia sztuki zarządzania projektami) pozwalającą na zakończeniu „marszu ku klęsce” i rozpoczęcie prac nad innym wariantem projektu lub nowej koncepcji.
