Opracowanie i złożenie wniosku o dofinansowanie to długi proces. Obejmuje on następujące etapy
- Analizy potrzeb klienta
- Dotacyjny Rekonesans – plan finansowania
- Program Przygotowań
- Opracowanie i złożenie wniosku
- Realizacja i rozliczenie projektu
Potrzeby biznesowe
Chcąc uzyskać dofinansowanie, na samym początku powinniśmy ustalić potrzeby biznesowe swojej firmy.
Oto informacje, które powinniśmy zgromadzić:
- Potrzeby biznesowe – lista projektów do realizacji i ich kontekst biznesowy oraz cele biznesowe.
- Lista wydatków do sfinansowania oraz ich kwoty.
- Harmonogram realizacji projektów.
- Informacje o firmie – kadra, produkty, finanse, technologia, zasoby techniczne i inne informacje.
Plan finansowania – Dotacyjny Rekonesans
Po zebraniu powyższych informacji, warto udać się do firmy doradczej. Informacje o firmie stanowią podstawę do analizy sytuacji i rekomendacji najlepszych źródeł finansowania inwestycji. Dobra firma doradcza przygotowuje plan finansowania projektów, który obejmuje dostępne źródła (dotacje, pożyczki, fundusze venture) oraz wskazuje plan działania tj. Dotacyjny Rekonesans.
Program przygotowań – budowanie projektów i warsztaty biznesowe
Każdy program dotacyjny ma swoje wymagania. Często jest tak, że konieczne jest zrealizowanie przygotowań w celu zwiększenia szans na wysoką ocenę wniosku. Wymaga to dopracowania założeń projektu i podjęcie działań w celu spełnienia kryteriów oceny.
W tym celu powstaje Program Przygotowań, w którym firma doradcza wskazuje konkretny plan działań do realizacji przez klienta. Często firma doradcza wspiera w ramach tych przygotowań.
Szlifowanie projektu
Etap ten to wprowadzenia Planu Przygotowań w życie. Obejmuje on najczęściej następujące zadania:
- Kompletowanie dokumentacji formalnej i finansowej.
- Poszukiwanie dodatkowych źródeł finansowania wkładu własnego np. kredytu lub inwestora.
- Budowanie założeń projektowych – celów projektów, harmonogramu, budżetu, efektów, zadań. Szczególnie ważne jest to w przypadku złożonych projektów badawczo-rozwojowych lub informatycznych ponieważ ich przebieg często zależy od czynników, na które firma ma ograniczony wpływ (np. wyniki badań, trudności techniczne itp.).
- Analizy finansowe.
- Analizy innowacyjności.
- Zbieranie ekspertyz, poszukiwanie raportów specjalistycznych i rynkowych.
- Analizy rynku i analizy ryzyk biznesowych.
- Budowanie zespołu.
- Analizy praw własności przemysłowej.
W szczególnie złożonych przypadkach lub na wczesnym etapie rozwoju projektów warto przeprowadzić pracę kreatywną nad rozwojem produktu. Czasem trzeba zdefiniować projekt od nowa tj. ponownie przepracować model biznesowy i założenia odnośnie produktu i strategii jego komercjalizacji. Efektem jest aktualizacja potrzeb inwestycyjnych i ponowne przygotowanie planu finansowania.
Jak widać dobra firma doradcza zajmuje się w dużej mierze wsparciem klientów w budowaniu skutecznych projektów biznesowych.
Opracowanie wniosku
Po zebraniu wszystkich informacji i zbudowaniu założeń projektowych następuje opracowanie wniosku. Na tym etapie wszystkie zebrane dane komponowane są w spójny projekt. Podczas tej pracy dobra firma doradcza dopracowuje detale projektu, dba o zgodność projektu z wymogami programu dotacyjnego.
Ważnym elementem pracy doradców na tym etapie jest dbanie o bezpieczeństwo klienta. Stosunkowo łatwo jest napisać wniosek, który uzyska dotacje. Trudniej jest napisać wniosek, który uzyska dotację i który będzie można prawidłowo zrealizować, rozliczyć i dotrzymać wszystkie zobowiązania. Takie zobowiązanie to na przykład osiągnięcie wyników badań naukowych, zwiększenie zatrudnienia, zobowiązanie do zwiększenia przychodów, zobowiązanie do zawarcia kontraktów. Te zobowiązania to cele projektu, wskaźniki produktu i wskaźniki rezultatu.
Wniosek jest święty – to co jest wpisane we wniosku trzeba zrealizować. Jeżeli tego nie wykonamy to konieczne będzie zwrócenie całej lub części dotacji. Dlatego przygotowując wniosek trzeba myśleć o przyszłości i ryzyku.
Odpowiedzialna firma doradcza musi powiedzieć klientom jasno czego powinni się spodziewać, gdzie leżą zagrożenia i czasami trzeba podjąć trudną decyzję tj. zrezygnować z niektórych zapisów we wniosku. Czasem to obniża szanse na dotację, ale jednocześnie jest wyrazem dbałości o klienta.
Czasami trzeba zrezygnować także ze złożenia wniosku – lepiej nie dostać pieniędzy i zrealizować projekt zgodnie z potrzebami, niż podejmować nierealne zobowiązania lub zbyt mocno naginać projekt.
Realizacja i rozliczenie projektu
To kluczowy etap dla osiągnięcia ostatecznego sukcesu. Jest to także obszerny temat i wymaga odrębnego artykułu.
Kluczowe jest jednak, abyście zapamiętali jedno – to co zostało wpisane we wniosku musi być zrealizowane. Dlatego na etapie przygotowania wniosku koniecznie trzeba myśleć, o tym jak zaplanowane w projekcie zadania zostaną wykonane.
