Jak przygotować się do złożenia wniosku o dotację?

Opublikowano 21 września, 2020, Autor: , Kategoria: Dotacje,Poradnik,Przygotowania i zarządzanie,Przygotowanie do wniosku

Opracowanie i złożenie wniosku o dofinansowanie to długi proces. Obejmuje on następujące etapy

  1. Analizy potrzeb klienta
  2. Dotacyjny Rekonesans – plan finansowania
  3. Program Przygotowań
  4. Opracowanie i złożenie wniosku
  5. Realizacja i rozliczenie projektu

Potrzeby biznesowe

Chcąc uzyskać dofinansowanie, na samym początku powinniśmy ustalić potrzeby biznesowe swojej firmy.

Oto informacje, które powinniśmy zgromadzić:

  1. Potrzeby biznesowe – lista projektów do realizacji i ich kontekst biznesowy oraz cele biznesowe.
  2. Lista wydatków do sfinansowania oraz ich kwoty.
  3. Harmonogram realizacji projektów.
  4. Informacje o firmie – kadra, produkty, finanse, technologia, zasoby techniczne i inne informacje.

 

Plan finansowania – Dotacyjny Rekonesans

Po zebraniu powyższych informacji, warto udać się do firmy doradczej. Informacje o firmie stanowią podstawę do analizy sytuacji i rekomendacji najlepszych źródeł finansowania inwestycji. Dobra firma doradcza przygotowuje plan finansowania projektów, który obejmuje dostępne źródła (dotacje, pożyczki, fundusze venture) oraz wskazuje plan działania tj. Dotacyjny Rekonesans.

 

Program przygotowań – budowanie projektów i warsztaty biznesowe

Każdy program dotacyjny ma swoje wymagania. Często jest tak, że konieczne jest zrealizowanie przygotowań w celu zwiększenia szans na wysoką ocenę wniosku. Wymaga to dopracowania założeń projektu i podjęcie działań w celu spełnienia kryteriów oceny.

W tym celu powstaje Program Przygotowań, w którym firma doradcza wskazuje konkretny plan działań do realizacji przez klienta. Często firma doradcza wspiera w ramach tych przygotowań.

 

Szlifowanie projektu

Etap ten to wprowadzenia Planu Przygotowań w życie. Obejmuje on najczęściej następujące zadania:

  1. Kompletowanie dokumentacji formalnej i finansowej.
  2. Poszukiwanie dodatkowych źródeł finansowania wkładu własnego np. kredytu lub inwestora.
  3. Budowanie założeń projektowych – celów projektów, harmonogramu, budżetu, efektów, zadań. Szczególnie ważne jest to w przypadku złożonych projektów badawczo-rozwojowych lub informatycznych ponieważ ich przebieg często zależy od czynników, na które firma ma ograniczony wpływ (np. wyniki badań, trudności techniczne itp.).
  4. Analizy finansowe.
  5. Analizy innowacyjności.
  6. Zbieranie ekspertyz, poszukiwanie raportów specjalistycznych i rynkowych.
  7. Analizy rynku i analizy ryzyk biznesowych.
  8. Budowanie zespołu.
  9. Analizy praw własności przemysłowej.

 

W szczególnie złożonych przypadkach lub na wczesnym etapie rozwoju projektów warto przeprowadzić pracę kreatywną nad rozwojem produktu. Czasem trzeba zdefiniować projekt od nowa tj. ponownie przepracować model biznesowy i założenia odnośnie produktu i strategii jego komercjalizacji. Efektem jest aktualizacja potrzeb inwestycyjnych i ponowne przygotowanie planu finansowania.

Jak widać dobra firma doradcza zajmuje się w dużej mierze wsparciem klientów w budowaniu skutecznych projektów biznesowych.

Opracowanie wniosku

Po zebraniu wszystkich informacji i zbudowaniu założeń projektowych następuje opracowanie wniosku. Na tym etapie wszystkie zebrane dane komponowane są w spójny projekt. Podczas tej pracy dobra firma doradcza dopracowuje detale projektu, dba o zgodność projektu z wymogami programu dotacyjnego.

Ważnym elementem pracy doradców na tym etapie jest dbanie o bezpieczeństwo klienta.  Stosunkowo łatwo jest napisać wniosek, który uzyska dotacje. Trudniej jest napisać wniosek, który uzyska dotację i który będzie można prawidłowo zrealizować, rozliczyć i dotrzymać wszystkie zobowiązania. Takie zobowiązanie to na przykład osiągnięcie wyników badań naukowych, zwiększenie zatrudnienia, zobowiązanie do zwiększenia przychodów, zobowiązanie do zawarcia kontraktów. Te zobowiązania to cele projektu, wskaźniki produktu i wskaźniki rezultatu.

Wniosek jest święty – to co jest wpisane we wniosku trzeba zrealizować. Jeżeli tego nie wykonamy to konieczne będzie zwrócenie całej lub części dotacji. Dlatego przygotowując wniosek trzeba myśleć o przyszłości i ryzyku.

Odpowiedzialna firma doradcza musi powiedzieć klientom jasno czego powinni się spodziewać, gdzie leżą zagrożenia i czasami trzeba podjąć trudną decyzję tj. zrezygnować z niektórych zapisów we wniosku. Czasem to obniża szanse na dotację, ale jednocześnie jest wyrazem dbałości o klienta.

Czasami trzeba zrezygnować także ze złożenia wniosku – lepiej nie dostać pieniędzy i zrealizować projekt zgodnie z potrzebami, niż podejmować nierealne zobowiązania lub zbyt mocno naginać projekt.

 

Realizacja i rozliczenie projektu

To kluczowy etap dla osiągnięcia ostatecznego sukcesu. Jest to także obszerny temat i wymaga odrębnego artykułu.

Kluczowe jest jednak, abyście zapamiętali jedno – to co zostało wpisane we wniosku musi być zrealizowane. Dlatego na etapie przygotowania wniosku koniecznie trzeba myśleć, o tym jak zaplanowane w projekcie zadania zostaną wykonane.